SchulCommSy Schleswig-Holstein

FAQ

Frequently Asked Questions

Auf dieser Seite geben wir kurze Antworten auf häufig gestellte Fragen. Wir ergänzen damit unser Angebot ausführlicherer Anleitungen, die von der Hilfeseite heruntergeladen werden können.

Der Inhalt befindet sich derzeit noch im Aufbau. Wenn Sie Anregungen haben, schreiben Sie bitte an schulcommsy@bildungsdienste.landsh.de.

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00 SchulCommSy-SH Grundlagen

Dass es in Schleswig-Holstein zwei CommSy-Instanzen für den schulischen Einsatz gibt, ist in der SchulDSVO (Schul-Datenschutzverordnung) begründet. § 11 Abs. 2 fordert die Trennung von Systemen, auf denen Schulverwaltungsdaten verarbeitet werden (Instanz 1) von denen, die zur unterrichtlichen Nutzung verwendet werden (Instanz 2). Weitere Informationen zu den Instanzen finden Sie bei Bedarf auf der Seite https://sh.schulcommsy.de/antrag unter dem Absatz „SchulCommSy in Schleswig-Holstein“.

Wir bieten den folgenden Gründen keine App für SchulCommSy-SH an und haben dies derzeit auch nicht in Planung.

Der Wunsch nach einer App wird oft damit begründet, dass dann ein schnellerer Zugriff auf CommSy möglich ist. Dabei wird davon ausgegangen, dass in der App die Zugangsdaten (Kennung und Passwort) hinterlegt werden können. Das ist leider nur zum Teil richtig. Da in der SchulCommSy-Instanz 1 (Schulintern), in der sich z.B. die Virtuellen Lehrerzimmer befinden, mit Schulverwaltungsdaten gearbeitet wird, ist der Zugriff auf diese Räume zu schützen. Die datenschutzrechtlichen Vorgaben verlangen deshalb u.a. möglichst zu verhindern, dass Unbefugte (auch aus Versehen) Zugang erhalten. Aus diesem Grund dürfen die Zugangsdaten nicht im Endgerät gespeichert werden. Einen App würde diese Funktion daher nicht anbieten und somit keinen erleichterten Zugriff ermöglichen.

Häufig wird angeführt, dass eine App übersichtlicher sei. Das ist manchmal tatsächlich so. Allerdings wird diese Übersichtlichkeit oft damit erkauft, dass die App gegenüber dem Angebot auf einer zugehörigen Internetseite funktional eingeschränkt ist. Diesen Weg wollen wir nicht einschlagen. Seit der SchulCommSy-Version 9 passt sich das Layout an die Bildschirmgröße des jeweiligen Endgerätes an (Responsive Webdesign). Dabei bleibt der Funktionsumfang vollständig erhalten, auch z.B. auf dem Smartphone. Da CommSy immer über einen Browser (Internet Explorer, Edge, Firefox, Chrome, Safari) aufgerufen wird, sieht es zudem immer gleich aus, ganz unabhängig vom Betriebssystem des Endgerätes (Windows, IOS, Android, OS X, Linux …). Aus unserer Sicht ist das ein Vorteil.

Wir sind pragmatisch. Es ist kosteneffizienter, eine einzige Version eines Programms zu pflegen und weiterzuentwickeln, anstatt mehrere Varianten für verschiedene Betriebssysteme vorzuhalten.

Ein weiteres angeführtes Argument ist die bei Apps häufig vorhandene Möglichkeit, sich über Änderungen in CommSy-Räumen per Push-Nachricht informieren zu lassen. Das geht in der Tat nur über eine App. Zurzeit müssen Sie aus den genannten Gründen darauf verzichten, da sich diese Funktionalität insbesondere für Mobilgeräte in einer browserbasierten Software nicht gleichwertig nachgestellt werden kann. Vielleicht lässt sich dem aber auch etwas Positives abgewinnen. Sie unterliegen nicht dem Druck oder dem Gefühl ständig erreichbar sein zu müssen. Denn der Einsatz von SchulCommSy-SH erfolgt in der Regel im dienstlichen Rahmen. Und der umfasst nicht 24 Stunden.

01 Einträge erstellen und verarbeiten

  • Größe der Videodatei
    • Es gibt eine Dateigrößenbeschränkung beim Upload. Sollten Sie Ihre Datei aus diesem Grund nicht hochladen können, nehmen Sie bitte über schulcommsy@bildungsdienste.landsh.de Kontakt mit uns auf.
  • Fügt man die Videodatei einem SchulCommSy-Eintrag als Anhang über „Dateien“ hinzu, wird das Video, wenn man es anklickt (im Hintergrund) heruntergeladen und von einem auf dem eigenen Computer installierten Programm abgespielt. Gibt es kein Programm oder kennt das Programm das Video-Dateiformat nicht, lässt sich das Video nicht ansehen.
  • Bindet man das Video über das Film-Icon bei „Beschreibung“ ein, dann spielt CommSy selbst das Video ab. Zumindest sofern das Video-Dateiformat bekannt ist. Hier gibt es allerdings derzeit noch einen Fallstrick beim Hochladen. Klickt man auf das Film-Icon erscheint eine Dialogbox. Hier klickt man dann auf „Durchsuchen“, wählt die gewünschte Videodatei aus und klickt nun auf „Hochladen“. Das Problem ist jetzt, dass es für das Hochladen zurzeit keinen Fortschrittsbalken gibt. Das Hochladen kann je nach Dateigröße und Internetverbindung einige Zeit dauern. Es ist erst vollständig beendet, wenn in dem Feld „Aus URL einfügen / Video Tag“ ein Eintrag erscheint, der z.B. so aussieht: /file/596111. Erst dann darf man das Dialogfeld mit „OK“ schließen und den Eintrag speichern. Schließt man das Dialogfeld zu früh, wird das Hochladen evt. abgebrochen und das Video ist später im Eintrag nicht vorhanden.

Kopieren zwischen Räumen

  • Öffnen Sie die Detailansicht des Eintrages.
  • Wählen Sie im Aktionsmenü „Aktion auswählen“ den Eintrag „Kopieren“. Dies befördert eine Kopie des Eintrages in „Meine Kopien“.
  • Begeben Sie sich in den Raum, in dem die Kopie eingefügt werden soll.
  • Klicken Sie auf die „Meine Kopien“-Schaltfläche.
  • Wählen Sie im Aktionsmenü „Aktion auswählen“ „Einfügen in …“.
  • Markieren Sie den Eintrag und klicken Sie auf die Schaltfläche „Aktion ausführen“.

Kopieren in den persönlichen Raum

  • Wenn sich die Kopie eines Eintrages in „Meine Kopien“ befindet, öffnen Sie Ihre Ablage, indem Sie die auf entsprechende Schaltfläche klicken.
  • Klicken Sie dann auf die „Meine Kopien“-Schaltfläche.
  • Wählen Sie im Aktionsmenü „Aktion auswählen“ „Einfügen in ‚Mein persönlicher Raum'“.
  • Markieren Sie den Eintrag und klicken Sie auf die Schaltfläche „Aktion ausführen“.
  • Sie können nun über die Schaltfläche „Meine Ablage“ in ihren persönlichen Raum wechseln und finden den kopierten Eintrag in der entsprechenden Rubrik (z.B. Material oder Termin).

Hinweise

  • Sie können zunächst mehrere CommSy-Einträge in „Meine Kopien“ ablegen und diese dann in einem Rutsch in den Zielraum kopieren.
  • Rubrikübergreifende Kopien sind nicht möglich. Zum Beispiel lassen sich aus der Rubrik Materialien kopierte Einträge auch nur in die Rubrik Materialien zurückkopieren.
  • Kategorien und Schlagwörter werden nicht übernommen.
  • Die Inhalte in „Meine Kopien“ werden gelöscht, wenn Sie sich von SchulCommSy abmelden und den Internetbrowser schließen.
  • Die kopierten Einträge haben keine Verbindung mehr zu den Quelleinträgen. Werden letztere aktualisiert, wird die Änderungen nicht in die Kopie übernommen.

02 Accounteinstellungen und persönliche Daten

Das individuelle Anpassen des Kürzels ist derzeit nicht in CommSy integriert. Es besteht aber die Möglichkeit, statt der Abkürzung ein Profilbild zu nutzen. Dabei muss es sich  ja nicht zwingend um ein „echtes“ Bild handeln, sondern es kann auch das Bild zweier Buchstaben sein. Ein Profilbild lässt sich unter dem Eintrag „Raumprofil“ hochladen. Der Eintrag ist nur sichtbar, wenn Sie sich in einem CommSy-Raum befinden! Wählen Sie ein ungefähr quadratisches Bild mit einer Mindestgröße von 200 x 200 Pixeln. Das Thema wird auch in dem Erklärvideo „1-3-Profilanpassung“ behandelt.

Sie haben die Möglichkeit, in Ihren Accounteinstellungen den „Newsletter“ zu abonnieren. Dabei bestehen die Optionen, diesen täglich oder wöchentlich zu erhalten. Haben Sie die Funktion aktiviert, wird Ihnen im gewünschten Zeitintervall eine Mail an die in Ihrem Account hinterlegte Email-Adresse gesendet. In der Mail werden Sie darüber informiert, ob es in Räumen, in denen Sie Teilnehmer/-in sind, neue oder geänderte Einträge gibt.

Sie finden die Optionen zum Newsletter in Ihren Accounteinstellungen. Die Accounteinstellungen erreichen Sie nach der Anmeldung an SchulCommSy, indem Sie oben rechts auf das Namenskürzel bzw. das Profilbild gehen und dort den Eintrag „Account“ auswählt.

Eine Art von sofortiger Push-Benachrichtigung über neue oder geänderte CommSy-Einträge ist nicht möglich.

In SchulCommSy-SH gibt es zwei Orte, an denen eine E-Mailadresse eingegeben werden kann.

  1. Account
    Die in den Accounteinstellungen unter „Persönliche Daten – E-Mail“ eingetragene E-Mailadresse, ist jene, die bei der Erstellung der Kennung angegeben wurde. An diese Adresse werden die E-Mails gesendet, die Sie erhalten, wenn Sie z.B. die Funktion „Kennwort vergessen“ oder „Passwort vergessen“ nutzen. Auch der Newsletter, den Sie in den Accounteinstellungen abonnieren können, geht an diese Adresse. Ebenso Mails, die vom IQSH oder von effectiveWEBWORK an alle CommSy-Nutzerinnen und -nutzer geschickt werden.
  2. Raumprofil
    Ihr Raumprofil können Sie aufrufen, wenn Sie sich in einem SchulCommSy-Raum befinden. Dort können Sie, nachdem Sie den Menüpunkt  „Kontaktdaten“ aufgerufen haben, bei Bedarf eine zweite E-Mailadresse hinterlegen. Diese ist für die anderen Teilnehmerinnen und Teilnehmer im Raum sichtbar. (Es sei denn, Sie setzen ein Häkchen bei der Option E-Mailadresse verbergen.) Wenn Sie die entsprechende Option setzen (in allen Räumen ändern), können Sie von hier aus Ihre E-Mailadresse für alle Räume zugleich anpassen. Falls Sie auf dieser Seite Änderungen vornehmen, werden diese erst übernommen, wenn Sie unten auf der Seite auf die Schaltfläche „Speichern“ klicken.

Melden Sie sich mit der Kennung bei SchulCommSy an, die Sie löschen möchten. Rufen Sie über Ihr Kürzel bzw. Ihr Profilbild oben rechts Ihre Accounteinstellungen auf. Wechseln Sie über das Menü links auf die Seite „Account löschen“. Wählen Sie die Option „Account löschen.“ Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden!

Melden Sie sich mit der Kennung bei SchulCommSy an. Rufen Sie über Ihr Kürzel bzw. Ihr Profilbild oben rechts Ihre Accounteinstellungen auf. Wechseln Sie über das Menü links auf die Seite „Newsletter“. Wählen Sie die Option „Kein Newsletter.“ Klicken Sie auf „Speichern“. Sie können den Newsletter erneut abonnieren, wenn Sie möchten.

Dieses Thema wird im Erklärvideo „1-3-Profilanpassung“ erläutert. Hier kurz die nötigen Schritte:

  • Begeben Sie sich in einen CommSy-Raum. Es ist nicht ausreichend, sich im Dashboard zu befinden.
  • Rufen Sie über das Symbol mit Ihren Initialen die Funktion „Raumprofil“ auf.
  • Aktivieren Sie das Kästchen neben „Eigenes Profilbild verwenden“.
  • Laden Sie über den dargestellten Link Ihre Bilddatei hoch. Diese sollte quadratisch und mindesten 200 x 200 Pixel groß sein.
  • Aktivieren Sie bei Bedarf das Kästchen „in allen Räumen ändern“.
  • Speichern Sie die Änderung ab.

Melden Sie sich mit Ihrer Kennung bei SchulCommSy an. Betreten Sie den Raum, an dem Sie nicht länger teilhaben möchten. Rufen Sie über Ihr Kürzel bzw. Ihr Profilbild oben rechts Ihr Raumprofil auf. Wechseln Sie über das Menü links auf die Seite „Teilnahme beenden“. Wählen Sie die Option „Raummitgliedschaft löschen“. Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden!

03 Raummoderation

Sie können, wenn Sie in einem Raum mehrere Kalender einsetzen, diesen individuelle Farben zuordnen. Die Farben der Termine innerhalb eines Kalenders sind immer gleich.

Als Moderatorin/Moderator des Raumes gehen Sie beim Einsatz mehrerer Kalender in die Rubrik „Termine“. Nun klicken Sie in der Box „Liste einschränken“ auf das Editiersymbol neben „Kalender“. Hier sehen Sie alle im Raum vorhandenen Kalender (und können bei Bedarf weitere erstellen). Nachdem Sie einen Kalender ausgewählt haben, können Sie im Feld „Farbe“ diese anpassen oder auch bei „Titel“ den Kalendernamen ändern. Falls Sie eine Änderung vorgenommen haben, klicken Sie auf „Kalender speichern“.

 

Das ist nicht möglich. Jeder CommSy-Eintrag kann durch andere Teilnehmerinnen oder Teilnehmer eines Raumes kommentiert werden.
Unangemessene Kommentare können ggf. durch die Raummoderation gelöscht werden. Da die kommentierende Personen namentlich erkennbar ist, kann auch das direkte Gespräch gesucht werden.

Die Moderatorin/der Moderator eines Raumes kann jederzeit andere Teilnehmerinnen oder Teilnehmer des Raumes zu Moderatoren machen (Statusänderung).  Es kann mehrere Moderatoren in einem Raum geben. Ein Weg wäre der Folgende:

  • innerhalb des Raumes die Rubrik „Personen“ aufrufen
  • im Listenfeld „Nutzer verwalten“ den Eintrag „Status ModeratorIn“ (oder ggf. „Status BenutzerIn“) auswählen
  • gewünschte Teilnehmer/-innen markieren
  • „Aktion ausführen“ klicken
  • ggf. die Informationsmail vom System versenden lassen(ja/nein) und „Status ändern“ klicken

Ein alternativer Weg ist, zunächst die Detailansicht des gewünschten Personeneintrages aufzurufen und dort über „Nutzer verwalten“ den Staus zu ändern. Dies empfiehlt sich, wenn die Änderung nur für eine Person durchgeführt werden soll.

Öffnen Sie die Raumeinstellungen. Sie befinden sich auf der Seite „Allgemein – Allgemeine Einstellungen„. Im Bereich „Rubrikauswahl“ haben Sie die Möglichkeit, die zur Verfügung stehenden Raumrubriken zu aktivieren oder zu deaktivieren. Diese unterscheiden sich in Abhängigkeit vom Raumtyp leicht (Gemeinschaftsraum, Projektraum, Gruppenraum).

Die Option „Anzeigen“ bedeutet, dass diese Rubrik im Raum benutzt werden kann. Die Option „Deaktiviert“ bedeutet, dass diese Rubrik nicht zur Verfügung steht. Die Option „Verbergen“ bedeutet, dass die Einträge, die in dieser Rubrik erstellt werden, nicht auf der Einstiegsseite des Raumes erscheinen. Die Rubrik existiert aber im Raum und kann auch verwendet werden. Es kann z.B. sinnvoll sein, die Rubrik „Personen“ auf „verbergen“ zu stellen und so die auf der Einstiegsseite angezeigten Einträge zu reduzieren.

Die Reihenfolge der Rubriken im Navigationsmenü können Sie per Drag & Drop konfigurieren.

04 Spezielle Funktionen

Eine Zwei-Wege-Synchronisation ist nicht möglich. Sie können Kalender aber abonnieren. D.h., dass ein CommSy-Kalender auf Ihrem Smartphone angezeigt und auch aktualisiert wird, aber Kalendereinträge im CommSy-Raum gemacht werden müssen.

Beispiel Android:
Für Android benötigt man in der Regel eine zusätzlich App wie „DAVx⁵ (früher DAVdroid)“ oder  „iCal Import/Export CalDAV“. Den erforderlichen Kalenderlink, den Sie in der App benötigen, erhalten Sie im CommSy-Raum über die Rubrik „Termine“ – „Aktion auswählen“ – „Termine abonnieren“. Klicken Sie in der Liste der Raumkalender mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Kalendereintrag und kopieren Sie sich den Link aus dem Kontextmenü. Diesen benötigen Sie dann für die Android-App. Ein solcher Link sieht etwa so aus:
webcal://schulintern.sh.schulcommsy.de/ical/123456789hid=123abc123abc&calendar_id=123456789

In einem CommSy-Raum kann es mehrere Kalender geben. Ggf. müssen Sie dann auch mehrere Kalender abonnieren. Die Kalenderapp Ihres Smartphones kann diese aber zusammen anzeigen. Die App aktualisiert die Kalender auf dem Smartphone meist nach einem Zeitplan (z.B. alle 30 Minuten), sodass es immer eine leichte zeitliche Verzögerung geben kann.

Für Bedienung und Konfiguration der Android-App ziehen Sie bitte deren Hilfe zu Rate. Beim Einsatz von Smartphones mit anderen Betriebssystemen funktioniert der Vorgang ähnlich. Bitte ziehen Sie hier bei Bedarf ebenfalls die jeweilige Hilfe des Anbieters zu Rate.